Самый эффективный способ отслеживать эффективность сотрудников: лучшие практики и советы для вашего бизнеса

Мониторинг эффективности сотрудников жизненно важен для достижения вашей компанией стратегических целей и оценки роста команды. Исследование, проведенное The Wall Street Journal утверждает, что 48,1% организаций по всему миру так или иначе отслеживают эффективность работы персонала. Это доказывает, что этот подход широко используется в компаниях всех уровней.

В этой статье объясняется, как эффективно отслеживать эффективность сотрудников, не переходя красную черту, освещаются потенциальные преимущества и рассказывается о лучших методах.

Почему важно отслеживать эффективность сотрудников?

Понимание эффективности вашей команды необходимо для определения реалистичных целей и адаптации стратегии вашей компании. Вы можете видеть, у кого дела идут хорошо, а у кого нет, и получать более полное представление о сильных и слабых сторонах организации.

Кроме того, отслеживание эффективности сотрудников позволяет:

• Открывать для себя индивидуальные навыки, чтобы назначить наиболее подходящие роли;
• Помогать сотрудникам расти и развиваться;
• Создавать справедливый процесс управления эффективностью;
• Повышать производительности и вовлеченности.

Все эти преимущества доступны только при правильном внедрении систем отслеживания эффективности сотрудников. Речь идет не только о выборе правильных инструментов и программного обеспечения. Это также касается следования лучшим практикам, которые одновременно развивают культуру вашей компании. Вот тогда можно будет увидеть прогресс.

Компаниям какого типа может быть полезно отслеживать работу сотрудников?

Многие компании используют инструменты мониторинга для получения точных отчетов о выполненной работе и требуемых усилиях. Это в основном относится к должностям, на которых сотрудники работают из дома, хотя многие команды, работающие в офисе, также делают это.

К числу наиболее частых отраслей мы можем отнести:

• ИТ;
• Кадровые агентства;
• Финансовые компании;
• Консультационные услуги;
• Юридические фирмы и другие.

Компании из этих отраслей больше всего используют инструменты отслеживания эффективности сотрудников из-за особенностей их рабочих процессов. Вот почему можно заявить, что эти организации выиграют больше всего, если будут правильно применять инструменты.

Кто должен отслеживать эффективность сотрудников в вашей компании?

Обычно в крупных организациях за отслеживание эффективности сотрудников отвечает менеджер по эффективности. Этот специалист предоставляет регулярные конструктивные отзывы, чтобы команда повышала производительность и достигала целей компании.

В небольших компаниях за это отвечает руководитель проекта или отдел кадров. Эти должности уже близки к управлению персоналом, поэтому они понимают, как люди работают. Их опыт очень полезен при мониторинге эффективности сотрудников.

Руководители высшего звена лучше всего умеют оперировать данными, полученными от групп управления эффективностью, для принятия стратегических решений. Однако мониторинг — не лучший вариант для них, так как требует много времени, поэтому эту задачу лучше поручить кому-то с соответствующими навыками.

Избегайте микроменеджмента

Микроуправление означает контроль над каждым шагом сотрудника во время работы. 

Это сложный путь. Хотя вы можете подумать, что у вас все под контролем, фактические результаты таковы:

• Повышенный стресс;
• Снижена производительность;
• Пониженная креативность;
• Меньше вовлеченности и многое другое.

Ваши сотрудники должны иметь некоторую автономию, чтобы работать эффективно. Микроменеджмент ограничивает команду и блокирует все возможности. Вот почему вы должны быть уверены, что не переходите черту.

Методы отслеживания эффективности сотрудников

Теперь давайте посмотрим, как отслеживать эффективность сотрудника в вашей команде. Вариантов много, но наиболее эффективными являются следующие.

Просмотр незавершенной работы

Некоторые компании оценивают эффективность только после того, как их команды завершат проекты. Хотя такой подход может существовать, он не всегда может быть эффективным.

Лучший вариант — разделить проект на несколько этапов, включая оценку эффективности. Это покажет вашим сотрудникам' текущие проблемы, освобождая место для немедленных изменений. 

Решение возможных проблем на ранних стадиях ваших проектов может сэкономить много ресурсов, которые в противном случае были бы потрачены впустую. Также это поможет вам уложиться во все сроки и не допустить выгорания сотрудников, ведь постоянные проблемы — прямой путь к усталости.

Использование инструментов самоконтроля

Инструменты самоконтроля обычно включают счетчики времени, которые помогают сотрудникам рассчитать эффективность своей работы. RMClient представляет собой простое в использовании решение, которое можно интегрировать в Jira или Redmine для самоконтроля. 

Существуют различные исследования на понятии общего самоконтроля с точки зрения психологии, демонстрируя, что люди, которые чаще занимаются самоконтролем, улучшают социальные навыки и производительность. Таким образом, применение дополнительного программного обеспечения может стать эффективным мотиватором для повышения эффективности работы.

Применение общих календарей

Использование общего календаря помогает понять текущую рабочую нагрузку каждого отдельного сотрудника. Такие инструменты, как Календарь Google, позволяют коллегам легко делиться своими рабочими часами.

Помимо понимания нагрузки каждого, вы также можете использовать это программное обеспечение для планирования совещаний, удобных для всех сторон. Нет необходимости отвлекать всех, пингуя их в чате и спрашивая "в этот раз все в порядке?".

Проведение регулярных стендап-совещаний

Многие компании проводят ежедневные и еженедельные собрания, на которых каждый член команды рассказывает о ходе своей работы, рассказывает о возникших проблемах и описывает свои планы на день. Это хороший способ оценить общую производительность и быть в курсе статуса проекта.

Одновременно регулярные стендап-совещания способствуют повышению ответственности и самоорганизации ваших сотрудников, поскольку они учатся лучше планировать свою деятельность и делиться мыслями со всей командой. Крайне важно, чтобы все открыто сообщали обо всех возникающих проблемах, поскольку прозрачность — единственный способ обеспечить эффективность работы.

Почему отслеживание эффективности сотрудников с помощью Excel — плохая идея?

Если вам интересно, как эффективно документировать эффективность сотрудников, вам следует забыть об Excel. Это устаревший подход, который отнимает слишком много времени, так как все заполняется вручную.

Это также создает следующие проблемы:

• Отсутствие конфиденциальности, поскольку другие сотрудники могут иметь доступ к данным;
• Возможны ошибки, связанные с человеческим фактором, так как большая часть данных вводится и сохраняется вручную.
• Сложно сравнивать результаты предыдущего года, так как отсутствует систематизация;
• Увеличение рабочей нагрузки для средних и крупных компаний.

Использование программного обеспечения для управления производительностью, такого как RMClient, сводит к минимуму ресурсы, необходимые для мониторинга вашей команды. Большинство процессов можно автоматизировать, сохраняя данные и позволяя сравнивать предыдущие результаты. Это делает работу PM и HR гораздо более эффективной.

6 лучших способов отслеживать эффективность сотрудников в вашей компании

Теперь мы расскажем, как отслеживать эффективность сотрудников и сделать этот процесс эффективным. Грааль истины ждет!

1. Постановка реалистичных целей

Можно ли выиграть в шахматы, не зная правил? Это очень маловероятно. Так же, как и выполнение работы, не зная правильных ожиданий. 

Начните с обсуждения рабочего процесса с вашей командой. Каждый специалист может указать примерное реальное количество того, что он мог бы выполнить, так что учтите их мысли. Не ставьте цели без них, потому что вряд ли вы разберетесь в деталях каждой позиции.

Следование этому подходу поможет вам установить адекватные требования, которые являются сложными, но достижимыми. Так вы также будете отслеживать рост и развитие вашей команды.

2.Оценка развития сотрудников

Работая над проектом, вы увидите, как ваша команда применяет различные навыки на практике. Это возможность определить актуальные сильные и слабые стороны. Знание этого поможет вам понять области, которые требуют дальнейшего развития.

Вы можете оценить развитие своих сотрудников несколькими способами:

• Сопоставление поставленных целей и фактических результатов;
• Проведение интервью, в ходе которых вы обсуждаете их личные проблемы;
• Расчет рентабельности инвестиций.

Существуют сотни способов оценки роста сотрудников, поэтому ваша задача — понять, какой из них наиболее эффективен для вашего случая. В то же время вы должны держать свою команду в курсе, чтобы помочь им понять необходимое направление для роста.

3. Непрерывное обучение

Помните поговорку "живи и учись"? Это относится и к работе. Изучение новых навыков необходимо, чтобы идти в ногу с постоянными изменениями, происходящими в мире. Ваша обязанность состоит в том, чтобы заставить команду постоянно учиться. 

Многие компании финансируют и поддерживают следующие варианты для своих команд:

• Интернет-курсы и офлайн-курсы;
• отраслевые конференции;
• Наставничество и личный коучинг;
• Внутренний обмен знаниями и др.

Вы можете способствовать непрерывному обучению, разыгрывая процесс и выбирая материалы высшего уровня. Это сделает процесс интересным и сложным для ваших сотрудников, гарантируя, что они будут чувствовать, что тратят время с умом. Что касается вас, то вы получите четкое понимание областей, в которых ваша команда постоянно растет. 

4. Создание сильной обратной связи

Вы уже на полпути к пониманию того, как контролировать эффективность сотрудников, не переходя красную черту. Следующим шагом является предоставление надежной обратной связи, которая оценивает ваших сотрудников' работать и помогает им расти.

Ваш отзыв всегда должен быть:

• Конструктивный;
• Вовремя;
• Описательный;
• Честно. 

Должно быть ясно, что обратная связь необходима для повышения уровня продуктивности команды и помощи в оценке ее эффективности. Сотрудник получает направление для роста, а вы получаете четкую оценку навыков.

5.Следование SMART-целям

Если вы хотите вывести процесс постановки целей на новый уровень, рассмотрите возможность следования рекомендациям "SMART" модель. Это поможет вам еще лучше разработать стратегию, не забывая при этом обо всех важных понятиях.

«SMART» цель:

• Конкретные — тот, который четко определен, имеет четкие цифры и устанавливает строгие условия;
• Измеряемый — тот, который включает в себя различные этапы и имеет определенные показатели, которые необходимо выполнить;
• Достижимый — такой, которого можно достичь с учетом имеющегося времени и ресурсов;
• Подходящие — тот, который охватывает общую стратегию вашей компании;
• Своевременность — тот, у которого есть строгие сроки для каждого этапа, потому что нет качества без времени.

Следование этому подходу поможет вам заполнить все пробелы, чтобы команда знала, чего от нее ожидают и к чему они должны стремиться.

6.Проведение регулярных опросов

Опросы — это еще один способ отслеживания эффективности ваших сотрудников. Они нужны, чтобы понять, что ваша команда думает о своей работе и эффективности. 

Опросы — отличный инструмент для обнаружения:

• Уровня удовлетворенности;
• Личностного роста;
• Текущих задач;
• Уровня производительности и многое другое.

Несмотря на то, что количество необходимых опросов зависит от ситуации и индивидуально для каждой компании,

Чем может помочь RMClient?

RMClient был разработан как идеальное решение для учета времени в Jira Cloud, Jira Server, Redmine, Easy Redmine и Planio. Решение позволяет редактировать задачи в несколько кликов, получать уведомления о важных изменениях и легко перемещаться по приложению.

С RMClient ваше планирование и оценка станут более точными благодаря отслеживанию фактического затраченного времени. Вы будете знать реальную нагрузку на свою команду, оптимизируя расходы и повышая прибыльность.