Найефективніший спосіб відстеження продуктивності співробітників: найкращі практики та поради для вашого бізнесу

Моніторинг продуктивності співробітників є життєво важливим, щоб допомогти вашій компанії досягти стратегічних цілей і оцінити розвиток команди. Дослідження, проведене The Wall Street Journal, стверджує, що 48,1% організацій у всьому світі так чи інакше відстежують продуктивність персоналу. Це доводить, що підхід широко використовується в компаніях усіх рівнів.

У цій статті пояснюється, як ефективно відстежувати продуктивність співробітників, не переходячи червону лінію, висвітлюються потенційні переваги та ділиться найкращими методами.

Чому відстеження продуктивності співробітників має значення

Розуміння ефективності вашої команди є необхідним для визначення реалістичних цілей і адаптації стратегії вашої компанії. Ви можете побачити, хто працює чудово, а хто ні, отримуючи кращу інформацію про сильні та слабкі сторони в організації.
Крім того, відстеження продуктивності співробітників дозволяє:

• Відкрити індивідуальні навички для призначення найбільш підходящих ролей;
• Допомагати співробітникам рости і розвиватися;
• Створювати справедливий процес управління продуктивністю;
• Підвищувати продуктивності та відданості.

Усі ці переваги доступні лише тоді, коли ви правильно впроваджуєте системи відстеження продуктивності співробітників. Йдеться не лише про вибір правильних інструментів і програмного забезпечення. Це також слідування найкращим практикам, які одночасно розвивають культуру вашої компанії. Саме тоді можна побачити прогрес.

Які компанії можуть отримати вигоду від відстеження роботи співробітників?

Багато компаній використовують інструменти моніторингу, щоб отримати точні звіти, які відображають виконану роботу та необхідні зусилля. Здебільшого це актуально для посад, де працівники працюють вдома, хоча багато офісних команд також роблять це.

До найбільш поширених галузей ми можемо віднести:

• IT;
• Кадрові агентства;
• фінансові компанії;
• Консультаційні послуги;
• Юридичні фірми та ін.

Компанії цих галузей найбільше використовують інструменти відстеження продуктивності співробітників через особливості своїх робочих процесів. Ось чому можна стверджувати, що ці організації отримають найбільшу вигоду, якщо застосують інструменти належним чином.

Хто має відстежувати продуктивність співробітників у вашій компанії?

Зазвичай менеджер з ефективності відповідає за відстеження продуктивності співробітників у великих організаціях. Цей фахівець надає регулярний конструктивний зворотній зв’язок, щоб переконатися, що команда покращує продуктивність і досягає цілей компанії.

У невеликих компаніях це стає обов’язком керівника проекту або відділу кадрів. Ці посади вже близькі керівництву співробітників, тому вони розуміють, як люди працюють. Їх досвід дуже корисний у моніторингу продуктивності співробітників.

Посади найвищого рівня найкраще оперують даними, які вони отримують від команд управління продуктивністю, щоб приймати стратегічні рішення. Однак моніторинг — не найкращий варіант для них, оскільки вимагає багато часу, тому краще доручити завдання комусь із відповідними навичками.

Уникайте мікроменеджменту

Мікроменеджмент означає взяти під контроль кожен крок, який виконує співробітник під час роботи.

Це складний шлях. Хоча ви можете думати, що тримаєте все під контролем, фактичні результати такі:

• Підвищений стрес;
• Зниження продуктивності;
• Зниження креативності;
• Зменшення залученості тощо.

Ваша робоча сила повинна мати певну автономію, щоб працювати ефективно. Мікроменеджмент обмежує команду і блокує всі можливості. Ось чому ви повинні переконатися, що ви не перетинаєте межу.

Методи відстеження продуктивності співробітників

Тепер давайте перевіримо, як відстежувати результативність співробітника у вашій команді. Варіантів багато, але найефективнішими є наступні.

Перегляд незавершеної роботи

Деякі компанії оцінюють ефективність лише після завершення проектів їхніми командами. Хоча такий підхід може існувати, він не завжди може бути ефективним.

Найкращий варіант — розділити проект на кілька етапів, які включають перевірку продуктивності. Це покаже поточні виклики ваших співробітників, створивши простір для негайних змін.

Вирішення можливих проблем на ранніх стадіях ваших проектів може заощадити багато ресурсів, які інакше були б витрачені даремно. Крім того, це допоможе вам дотримуватись усіх дедлайнів і не дасть співробітникам вигорати, адже постійні проблеми – прямий шлях до втоми.

Використання інструментів самоконтролю

Інструменти самоконтролю зазвичай містять засоби відстеження часу, які допомагають працівникам розрахувати ефективність своєї роботи. RMClient надає просте у використанні рішення, яке можна інтегрувати в Jira або Redmine для самоконтролю.

Існують різні дослідження щодо поняття загального самоконтролю з точки зору психології, які демонструють, що люди, які частіше здійснюють самоконтроль, здається, покращують навички спілкування та ефективність. Тому застосування додаткового програмного забезпечення може спрацювати як ефективний мотиватор для підвищення ефективності роботи.

Застосування спільних календарів

Використання спільного календаря допомагає зрозуміти поточне робоче навантаження кожного окремого співробітника. Такі інструменти, як Календар Google, дозволяють колегам легко ділитися своїми годинами зайнятості.

Окрім розуміння навантаження кожного, ви також можете використовувати це програмне забезпечення для планування зустрічей, зручних для всіх сторін. Немає потреби відволікати всіх, запитуючи їх у чаті та запитуючи: "Цей час добре?"

Проведення регулярних стенд-ап зустрічей

Багато компаній використовують щоденні та щотижневі зустрічі, де кожен член команди пояснює прогрес у своїй роботі, описує труднощі та описує плани на день. Це хороший спосіб зрозуміти загальну продуктивність і бути в курсі стану проекту.

Водночас регулярні зустрічі сприяють підвищенню відповідальності та самоорганізації ваших співробітників, оскільки вони вчаться краще планувати свою діяльність і ділитися думками з усією командою. Для кожного життєво важливо відкрито говорити про всі виклики, тому що прозорість є єдиним способом підтримувати ефективність роботи.

Чому відстеження продуктивності співробітників за допомогою Excel не є гарною ідеєю

Якщо вам цікаво, як ефективно документувати продуктивність співробітників, вам варто забути про Excel. Це застарілий підхід, який забирає надто багато часу, оскільки все заповнюється вручну.
Це також створює такі проблеми:

• Відсутність конфіденційності, оскільки інші співробітники можуть мати доступ до даних;
• Ймовірно, траплятимуться людські помилки, оскільки більшість даних вводиться та зберігається вручну;
• Важко порівнювати результати попереднього року через відсутність систематизації;
• Підвищене навантаження для середніх і великих компаній.

Використання програмного забезпечення для керування продуктивністю, наприклад RMClient, мінімізує ресурси, необхідні для моніторингу вашої команди. Більшість процесів можна автоматизувати, зберігаючи дані та дозволяючи порівнювати попередні результати. Це робить роботу PM та HR набагато ефективнішою.

6 найкращих способів відстеження продуктивності співробітників у вашій компанії

Тепер ми розповімо, як відстежувати продуктивність співробітників і зробити процес ефективним. Грааль правди чекає!

1. Постановка реалістичних цілей

Чи можна виграти партію в шахи, не знаючи правил? Це дуже малоймовірно. Так само і робити свою роботу, не знаючи правильних очікувань. 

Почніть з обговорення процесу роботи зі своєю командою. Кожен фахівець може надати приблизну реальну кількість того, що він міг би виконати, тому враховуйте його думки. Не ставте цілі без них, оскільки навряд чи ви зрозумієте деталі кожної позиції.

Дотримання цього підходу допоможе вам встановити адекватні вимоги, які є складними, але досяжними. Таким чином ви також відстежуватимете зростання та розвиток своєї команди.

2. Оцінка розвитку співробітників

Під час роботи над проектом ви побачите, як ваша команда застосовує різні навички на практиці. Це можливість визначити сучасні сильні та слабкі сторони. Знання цього допоможе вам зрозуміти сфери, які потребують подальшого розвитку.

Ви можете оцінити розвиток своїх співробітників кількома методами:

• співвідношення поставлених цілей і фактичних результатів;
• Проведення співбесід, під час яких ви обговорюєте їхні особисті проблеми;
• Обчислення рентабельності інвестицій.

Існують сотні способів оцінити зростання співробітників, тому ваше завдання — зрозуміти, який із них найбільш ефективний у вашому випадку. Водночас ви повинні тримати свою команду в курсі подій, щоб допомогти їй зрозуміти необхідний напрямок розвитку.

3. Зосередження на безперервному навчанні

Пам'ятаєте вислів "живи і вчись"? Це стосується і роботи. Вивчення нових навичок має важливе значення, щоб не відставати від постійних змін, що відбуваються у світі. Ваша відповідальність полягає в тому, щоб команда прагнула постійно вчитися. 

Багато компаній фінансують і підтримують такі варіанти для своїх команд:

• Онлайн та офлайн курси;
• Промислові конференції;
• Наставництво та особисте навчання;
• Внутрішній обмін знаннями тощо.

Ви можете сприяти безперервному навчанню, гейміфікуючи процес і вибираючи матеріали найвищого рівня. Це зробить процес цікавим і складним для ваших співробітників, гарантуючи, що вони відчуватимуть, що витрачають час з розумом. Що стосується вас, ви отримаєте чітке розуміння сфер, у яких ваша команда постійно зростає. 

4. Створення сильного відгуку

Ви вже на півдорозі до розуміння того, як контролювати продуктивність співробітників, не переходячи фактично червону лінію. Наступним кроком є ​​надання надійного зворотного зв’язку, який оцінює ваших співробітників' працювати та допомагати їм розвиватися.

Ваш відгук завжди має бути:

• Конструктивність;
• Вчасно;
• Описовий;
• Чесно. 

Повинно бути зрозуміло, що зворотній зв’язок необхідний для покращення рівня продуктивності команди та допоможе вам оцінити її ефективність. Працівник отримує напрямок розвитку, а ви отримуєте чітку оцінку навичок.

5. Досягнення цілей SMART

Якщо ви хочете вивести свій процес постановки цілей на наступний рівень, подумайте про дотримання "SMART" модель. Це допоможе вам ще краще розробити стратегію, пам’ятаючи про всі важливі поняття.

А "SMART" мета:

• Конкретний — той, який є чітко визначеним, має чіткі цифри та встановлює суворі умови;
• Вимірний — той, який включає різні етапи та має певні показники, яких потрібно досягти;
• Досяжний — такий, якого можливо досягти з урахуванням наявного часу та ресурсів;
• Відповідний — той, який охоплює загальну стратегію вашої компанії;
• Вчасно — такий, який має суворі терміни для кожного етапу, тому що немає якості без часу.

Цей підхід допоможе вам закрити всі порожні місця, гарантуючи, що команда знає, чого очікують і чого вони повинні прагнути.

6. Проведення регулярних опитувань

Опитування – це ще один тип відстеження продуктивності ваших співробітників. Вони потрібні, щоб зрозуміти, що ваша команда думає про свою роботу та ефективність. 

Опитування є чудовим інструментом для виявлення:

• Рівень задоволеності;
• Особистісний ріст;
• Поточні проблеми;
• Рівень продуктивності тощо.

Хоча кількість необхідних опитувань залежить від ситуації та є індивідуальною для кожної компанії, рекомендується проводити принаймні одне опитування щокварталу. Це надасть вам актуальну інформацію, яка відображатиме поточний ріст співробітників.

Чим може допомогти RMClient?

RMClient було розроблено як найкраще рішення для відстеження часу в Jira Cloud, Jira Server, Redmine, Easy Redmine і Planio. Рішення дає змогу редагувати проблеми кількома кліками, отримувати сповіщення про важливі зміни та легко переміщатися в програмі.

З RMClient ваше планування та оцінка стануть точнішими завдяки моніторингу фактично витраченого часу. Ви знатимете реальне навантаження на свою команду, оптимізуючи витрати та підвищуючи прибутковість.